Algemene voorwaarden
Deze algemene voorwaarden gelden voor elke offerte, reservatie, opdracht en factuur van Memory Events, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. Door een offerte te aanvaarden of een reservatie te bevestigen, bevestigt u automatisch ook de algemene voorwaarden. Dit houdt in dat u de algemene voorwaarden als gelezen verklaard en hiermee akkoord gaat.
Toepassingsbeleid: Deze voorwaarden maken deel uit van de overeenkomst tussen de klant en Memory Events. Wijzigingen in deze voorwaarden zijn enkel mogelijk na schriftelijk akkoord van Memory Events. Eventuele eigen voorwaarden van de klant zijn niet van toepassing
Offertes:
Elke offerte is vrijblijvend en kent een geldigheidsduur van dertig dagen, tenzij dit expliciet anders vermeld wordt op de offerte. De weergegeven prijzen zijn uitgedrukt in euro. Op de offerte is tevens ook duidelijk aangegeven wat de tarieven zijn exclusief en inclusief BTW. Een overeenkomst wordt pas bereikt wanneer de klant de offerte schriftelijk aanvaard heeft. Hieronder vallen ook het aanvaarden van de offerte via mail of bericht. Memory Events behoudt zich het recht om eventuele offertes, reservaties overeenkomst te weigeren zonder hiervoor een reden op te geven.
Reservaties:
Reservaties zijn pas definitief na de schriftelijke aanvaarding van de klant zoals hierboven beschreven. Tot het moment van aanvaarding blijft de datum beschikbaar voor andere potentiële klanten.
Facturatie:
Facturen worden via Peppol of via e-mail verzonden en kennen een betalingstermijn van dertig dagen, zoals ook op de factuur wordt vermeld. De betalingstermijn en het eventuele voorschot staan vermeld op de offerte.
Bij laattijdige betaling ontvangt de klant een eerste kosteloze betalingsherinnering met een bijkomende betalingstermijn van veertien kalenderdagen. Indien betaling na deze termijn uitblijft, kunnen binnen de wettelijk toegestane grenzen verwijlinteresten en een forfaitaire vergoeding worden aangerekend.
Voor consumenten bedraagt deze forfaitaire vergoeding maximaal €20 bij een openstaand bedrag tot en met €150, €30 vermeerderd met 10% op het gedeelte tussen €150,01 en €500, en €65 vermeerderd met 5% op het gedeelte boven €500, met een maximum van €2.000.
Bij het uitlopen van een evenement behoudt Memory Events zich het recht voor om extra uren aan te rekenen bovenop de voorziene termijn van de offerte. De tarieven voor deze extra uren worden vermeld in de offerte.
Annulatie door de klant:
Bij annulatie door de klant zal rekening gehouden worden met volgende termijnen, behoudens omstandigheden die juridisch als overmacht kunnen worden beschouwd. Annulatie van meer dan dertig dagen op voorhand kan kosteloos. Bij vijftien tot en met dertig dagen voor de opdracht, zal een bedrag van 25% van de offerte worden aangerekend. Bij een termijn van acht tot en met veertien dagen voor de opdracht, zal een bedrag van 50% van de offerte worden aangerekend. Bij een termijn van minder dan acht dagen voor de start van de opdracht zal een bedrag van 75% van de offerte worden aangerekend. Wanneer de annulatie plaatsvind binnen de laatste 48u voor de opdracht, wordt de volle 100% van het bedrag van de offerte aangerekend. Annulatie dient steeds schriftelijk te gebeuren, met inclusie van mail of bericht. De termijn wordt berekend vanaf het geplande aanvangsuur van de opdracht.
Herroepingsrecht:
Indien je als consument een contract afsluit buiten onze organisatie, geldt in principe het herroepingsrecht met een termijn van veertien dagen. Deze is echter niet van toepassing voor diensten betreffende vrijetijdsbesteding die op een welbepaalde datum wordt voorzien. Het herroepingsrecht is dus niet van toepassing van een event op een afgesproken datum.
Toegankelijkheid:
Memory Events verwacht een vlotte toegang tot de eventsite met de bestelwagen. Dit om makkelijk te kunnen laden en lossen. De doorgang dient hierbij voldoende veilig te zijn voor voertuigen, personeel en materiaal. Daarnaast voorziet de organisatie ook een veilige plaats om voertuigen veilig te stationeren in de nabijheid van het evenement.
Regelgeving:
De geldende regels betreffende geluidsnormen, vergunningen, regelgeving en toelatingen en hun bijhorende kosten blijven de verantwoordelijkheid van de klant, tenzij dit expliciet anders besproken is en schriftelijk weergegeven in de offerte. Eventuele bijkomende kosten hieromtrent zijn ten laste van de klant.
Materiaal:
Het aangeleverde materiaal blijft ten allen tijde eigendom van Memory Events. De klant wordt aansprakelijk gesteld bij eventueel verlies, schade of diefstal van materiaal, exclusief normale slijtage van het materiaal. Dit gedurende de periode dat het materiaal onder jouw toezicht staat. De klant dient het materiaal zorgvuldig te behandelen en te gebruiken volgens de verstrekte instructies. Eventuele kosten zullen door de klant vergoed worden. De klant mag zelf geen reparaties uitvoeren aan het materiaal of dit verplaatsen wanneer dit schade tot gevolg kan hebben. Indien materiaal verloren gaat of zodanig beschadigd wordt dat herstel niet mogelijk of economisch niet verantwoord is, kan Memory Events de kosten van vervanging of de toepasselijke waarde van het materiaal aan de klant aanrekenen.
Aansprakelijkheid:
We voeren elke opdracht uit naar best vermogen. Onze aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag van de opdracht en dekt geen indirecte schade zoals winstderving of gemiste opportuniteiten. Niets in deze voorwaarden beperkt onze aansprakelijkheid voor opzet, zware fout, of schade aan leven en gezondheid. Het materiaal mag enkel bediend worden door daartoe bevoegde personen en gebruikt worden zoals voorzien. Indien materiaal niet gekend is door de klant, dient hij/zij dit aan te geven zodat uitleg kan gegeven worden.
Overmacht:
Wanneer een opdracht niet kan uitgevoerd worden door omstandigheden buiten onze wil (denk hierbij aan ziekte, ongeval, defect materiaal, brand, weersomstandigheden, …), brengen we jullie zo snel mogelijk op de hoogte en zoeken we samen naar een oplossing voor jouw evenement. Eventuele reeds betaalde onkosten, voor de opdracht die niet doorgaat, worden teruggestort. Dit met uitzondering van reeds eventuele gemaakte kosten zoals gehuurd materiaal of reeds gedane personeelskosten. Hiervoor zal telkens overleg plaatsvinden met de klant.
Annulatie door Memory Events:
Indien Memory Events een opdracht om andere dan overmachtsredenen annuleert, wordt de klant hiervan zo snel mogelijk op de hoogte gebracht. Reeds betaalde bedragen worden volledig terugbetaald. De klant kan in dit geval geen bijkomende schadevergoeding eisen.
Waarborg:
Memory Events behoudt zich het recht om een eventuele waarborg te vragen op de huur van bepaald materiaal. Deze waarborg zal mee bepaald worden in de offerte. Deze kan integraal terugbetaald worden nadat het materiaal na de opdracht gecontroleerd werd en vastgesteld wordt dat alle materiaal voltallig is teruggebracht, er geen schade is aan het materiaal en alle openstaande bedragen correct werden voldaan. Bij uitzonderlijke bevuiling van materiaal kan een extra kost worden aangerekend van €50 voor het reinigen van het materiaal. Indien de kosten voor herstel, reiniging, vervanging of verlies hoger zijn dan het bedrag van de waarborg, blijft de klant aansprakelijk voor het resterende bedrag.
Voorschot:
Memory Events behoudt zich het recht om voor bepaalde, grotere opdrachten een voorschot aan te rekenen. Een voorschot bedraagt normaal 25% van de totaalprijs.
Transport:
De kosten van transport worden niet voorzien in de standaard pakketten. Deze zullen wel apart voorzien worden op alle offertes. De prijs van transport wijzigt naar gelang de afstand van het evenement.
Beeldmateriaal:
Memory Events kan foto's maken van haar opstellingen, materiaal en uitgevoerde opdrachten voor portfolio- en promotiedoeleinden. Herkenbare personen worden uitsluitend gepubliceerd wanneer hiervoor een geldige toestemming of andere toepasselijke wettelijke grondslag bestaat.
Klachten:
Loopt er toch iets mis tijdens de opdracht? Dan kan je je klachten richten aan Memory Events. Dit kan via alle gebruikelijke kanalen (contactformulier op de website, privé-bericht via de sociale media, email, schriftelijk, bericht). Elke relevante klacht wordt geregistreerd en onderzocht. Samen met de klant, proberen wij tot een oplossing te komen. Eventuele klachten worden door Memory Events ook gebruikt als indicator voor kwaliteitsverbetering. Klachten dienen binnen veertien dagen na afloop van het evenement aan Memory Events te worden gemeld. Memory Events registreert en onderzoekt de klacht en streeft ernaar hierop zo snel mogelijk te reageren en samen met de klant naar een passende oplossing te zoeken.
Beëindiging van de overeenkomst:
Memory Events behoudt zich het recht om een overeenkomst stop te zetten wanneer betalingsvoorwaarden niet door de klant worden nageleefd, er misbruik gemaakt wordt van materiaal of de algemene voorwaarden ernstig geschaad worden. Eventuele financiële gevolgen hiervan worden bepaald rekening houdend met de reeds geleverde prestaties, gemaakte kosten en de toepasselijke wettelijke bepalingen.
Eigendom en intellectuele eigendom:
Alle door Memory Events verstrekte of ontwikkelde offertes, ontwerpen, draaiboeken, technische plannen, foto's, logo's, teksten, audiovisuele creaties en andere materialen blijven eigendom van Memory Events of de rechthebbende. Deze mogen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming niet worden gekopieerd, aangepast, verspreid of voor andere doeleinden worden gebruikt dan waarvoor ze werden verstrekt.
Wachttijd:
Indien Memory Events door omstandigheden buiten haar wil moet wachten voor de opbouw, uitvoering of afbraak van de opdracht, kan hiervoor een bijkomende vergoeding worden aangerekend. De eventuele wachttijd en het bijhorende tarief worden, waar mogelijk, vooraf met de klant besproken.
Opbouw en afbraak:
De klant zorgt ervoor dat de locatie op het afgesproken tijdstip toegankelijk en vrij beschikbaar is voor opbouw en afbraak. De nodige ruimte, doorgangen, liften en parkeermogelijkheden dienen beschikbaar en veilig toegankelijk te zijn. Vertragingen die ontstaan doordat de locatie niet tijdig beschikbaar is, kunnen als wachttijd worden aangerekend.
Elektriciteit:
De klant staat in voor een veilige en voldoende stroomvoorziening op de locatie, tenzij anders overeengekomen. Voor de correcte en veilige werking van de technische installatie kan Memory Events vereisen dat licht- en geluidsinstallatie op twee afzonderlijke stroomkringen/stroombronnen worden aangesloten. De klant dient hiervoor voldoende geschikte en veilige stroomvoorzieningen ter beschikking te stellen. Indien de aanwezige stroomvoorziening onvoldoende of onveilig is, kan Memory Events de uitvoering aanpassen, gedeeltelijk of volledig opschorten indien dit noodzakelijk is voor de veiligheid van personen en materiaal.
Veiligheid:
De veiligheid van klanten, bezoekers, personeel en materiaal staat steeds voorop. Memory Events behoudt zich het recht voor om de uitvoering van een opdracht geheel of gedeeltelijk aan te passen, tijdelijk stil te leggen of te beëindigen wanneer de omstandigheden een risico vormen voor personen, materiaal of de veilige uitvoering van de opdracht. Aanwijzingen van Memory Events met betrekking tot de veiligheid dienen steeds te worden opgevolgd.
Derden en onderaannemers:
Memory Events behoudt zich het recht voor om voor de uitvoering van een opdracht beroep te doen op derden of onderaannemers. Deze kunnen worden ingezet voor onder meer technische ondersteuning, transport, opbouw, afbraak of andere ondersteunende diensten. Memory Events blijft verantwoordelijk voor de goede coördinatie van de door haar ingeschakelde partijen binnen het kader van de overeenkomst.
Laattijdige teruggave:
Indien gehuurd materiaal niet op het afgesproken tijdstip wordt teruggebracht, kan Memory Events hiervoor een bijkomende huur- of schadevergoeding aanrekenen wanneer hierdoor een volgende opdracht wordt gehinderd of bijkomende kosten ontstaan.
GDPR:
Memory Events kan, wanneer dit noodzakelijk en gerechtvaardigd is, de identiteit van de klant controleren, bijvoorbeeld bij de verhuur van materiaal. Hierbij worden uitsluitend de persoonsgegevens verwerkt die noodzakelijk zijn voor klantenbeheer, offertes, facturatie, reservaties, de uitvoering van opdrachten, fraudepreventie en klachtenbehandeling. Persoonsgegevens worden verwerkt overeenkomstig de toepasselijke Belgische en Europese privacywetgeving. Een identiteitsbewijs kan ter controle worden voorgelegd, maar wordt niet bewaard tenzij hiervoor een wettelijke grondslag bestaat.
Toepasselijk recht en geschillen:
Op deze overeenkomst is uitsluitend het Belgisch recht van toepassing. Geschillen worden, voor zover wettelijk toegestaan, voorgelegd aan de bevoegde rechtbanken overeenkomstig de Belgische wettelijke regels inzake territoriale en materiële bevoegdheid.
Wettelijke informatie:
Memory Events
Pauwels Tim
Steenstraat 152, 9340 Lede
0494102709
BE0764.541.231
Meest recente wijziging: 01/10/2026